Un agent IA contacte sur WhatsApp chaque lead venu de vos formulaires, de vos publicités ou de votre CRM, vérifie qu’il correspond à vos critères et lui propose un créneau dans l’agenda du bon commercial. Il confirme ensuite le rendez-vous et envoie le rappel, pour que le prospect soit bien là le jour J.
Formulaire site reçu · 19:42
Bonjour Claire, je suis Manon, l’assistante IA de l’équipe. Merci pour votre demande. Pour vous orienter vers le bon conseiller, votre projet est-il prévu dans les trois prochains mois ?
Oui, idéalement avant la fin de l’année.
Parfait. Un conseiller peut faire le point avec vous. Je vous propose mardi à 10 h ou jeudi à 17 h, qu’est-ce qui vous arrange ?
Jeudi 17 h.
C’est noté avec Julien jeudi à 17 h. Je vous enverrai un rappel la veille.
Rendez-vous calé · Rappel programmé
Le problème
Un agent IA de prise de rendez-vous contacte chaque nouveau lead, vérifie qu’il correspond à vos critères, lui propose un créneau dans l’agenda d’un commercial puis confirme le rendez-vous jusqu’au jour J.
La plupart des solutions du marché attendent que le prospect appelle. Or vos leads, eux, remplissent un formulaire à 22 h, cliquent sur une publicité Facebook ou dorment dans votre CRM, et beaucoup ne décrochent pas quand votre équipe les rappelle le lendemain. Le problème ne s’arrête pas à la réservation : un rendez-vous calé sans confirmation ni rappel est un rendez-vous qui peut ne jamais avoir lieu.
Faisons le calcul : un commercial qui tient 30 rendez-vous par mois et dont un sur cinq n’est pas honoré perd six créneaux, soit six déplacements ou six heures de visio bloquées pour rien, chaque mois.
| Critère | Réceptionniste vocal IA | Agent IA de prise de rendez-vous sur WhatsApp |
|---|---|---|
| Point de départ | Le prospect appelle | Chaque nouveau lead, qu’il appelle ou non |
| Lead qui ne décroche pas | En général hors de portée | Recontacté par message |
| Vérification avant le créneau | Selon la configuration | Selon vos critères de qualification |
| Après la réservation | Rendez-vous inscrit à l’agenda | Confirmation, rappel la veille, gestion des reports |
Attention, si l’essentiel de vos demandes arrive par téléphone, un réceptionniste vocal reste la bonne réponse. L’agent WhatsApp est fait pour les leads de formulaire, de publicité et de fichier.
Ce que fait l’agent
Un bon preneur de rendez-vous, c’est une assistante qui rappelle chaque contact le jour même, ne donne pas un créneau à n’importe qui et téléphone la veille pour vérifier que tout tient.
Dès qu’un formulaire arrive, l’agent écrit au prospect sur WhatsApp, y compris le soir et le week-end. Il recontacte aussi les leads de votre CRM restés sans réponse au téléphone, ces NRP qui finissent souvent oubliés. Notre calculateur du ROI des relances WhatsApp estime ce qu’ils représentent dans votre fichier.
Avant de parler agenda, l’agent pose vos questions de qualification : statut de propriétaire pour une installation solaire, budget pour un projet immobilier, montant d’épargne avant un rendez-vous découverte. Le prospect hors cible reçoit une réponse adaptée au lieu d’occuper un créneau de vos commerciaux.
Semaine de Julien
Hors cible, pas de créneau : Thomas R. (pas de projet avant un an)
L’agent lit les disponibilités dans l’agenda de vos commerciaux, propose les créneaux libres et inscrit le rendez-vous avec le résumé de l’échange : visite de chiffrage d’un chantier, rendez-vous découverte en gestion de patrimoine ou appel de closing pour un coach. Votre commercial sait avant d’arriver ce que le prospect attend. Si vous préférez rappeler vous-même, l’agent transmet le brief dans votre CRM au lieu de réserver.
Après la réservation, l’agent envoie la confirmation, puis un rappel avant le rendez-vous. Si le prospect a un empêchement, il lui propose un autre créneau au lieu de laisser un trou dans l’agenda. C’est le levier principal pour augmenter le taux de présence en formation en ligne, où chaque appel oublié est une vente qui ne se fait pas.
Bonsoir Claire, je vous confirme votre rendez-vous demain à 17 h avec Julien pour faire le point sur votre projet. Est-ce toujours bon pour vous ?
Je ne pourrai pas finalement, samedi matin c’est possible ?
Bien sûr, je vous propose samedi à 10 h. Je préviens Julien.
Mise en place
Vos sources de leads (formulaires, publicités Meta, CRM) et les agendas de vos commerciaux (Google Agenda, Calendly, Cal.com, iClosed ou GoHighLevel) sont reliés à Mallo, et votre numéro est connecté à l’API officielle WhatsApp Business de Meta.
Nous définissons avec vous les critères de qualification, les types de rendez-vous, les règles d’attribution entre commerciaux et le moment des rappels.
L’agent traite vos premiers leads, vous suivez chaque conversation et chaque réservation dans le dashboard, et nous ajustons selon ce que vous observez. Le délai de déploiement dépend du nombre de sources et d’agendas à connecter et du périmètre du projet.
72,3 %
des messages sont lus
50,7 %
des leads répondent au premier message
34,7 %
des réponses deviennent un rendez-vous
Sur près de 100 000 conversations traitées par Mallo, 72,3 % des messages sont lus et 50,7 % des leads répondent au premier message. Parmi ces réponses, 34,7 % deviennent un rendez-vous : environ un prospect sur trois qui répond prend un créneau, soit à peu près 18 rendez-vous pour 100 leads contactés. C’est un ordre de grandeur, pas une promesse, car le résultat dépend de la qualité de vos leads et de vos critères.
Pourquoi Mallo
Pour comprendre le rôle de setter que tient l’agent, lisez notre guide complet du setter IA ou découvrez notre setter IA WhatsApp.
Le même agent qualifie, cale le rendez-vous, le confirme, puis assure la relance et le suivi après la signature.
Avec sa propre identité et le vocabulaire de vos rendez-vous : visite technique, rendez-vous découverte, appel de closing. C’est le principe de notre agent IA WhatsApp.
Sans envoi de masse depuis un téléphone.
Sur le rendez-vous et la signature, avec un résumé de chaque conversation dans votre CRM.
Mallo est disponible à partir de 179 € HT par mois, puis le tarif évolue avec le volume de leads, le nombre d’agendas à connecter et les étapes confiées à l’agent : nous le calculons avec vous pendant la démo. Prévoyez aussi les frais de messages que Meta applique selon la catégorie de message : un premier message de relance n’est pas facturé comme un rappel de rendez-vous.
Un lien de prise de rendez-vous fonctionne avec un prospect déjà décidé. Les autres ne cliquent pas, réservent sans être qualifiés ou oublient le rendez-vous. L’agent répond à leurs questions avant de proposer un créneau, filtre selon vos critères et relance ceux qui n’ont pas choisi. Il peut aussi utiliser votre lien, mais au bon moment de la conversation.
Un agent vocal décroche les appels entrants et réserve pendant l’appel : c’est la bonne solution si vos prospects vous téléphonent. L’agent WhatsApp va vers les leads qui ont rempli un formulaire et ne décrochent pas, leur laisse répondre à leur rythme et assure la confirmation et le rappel jusqu’au jour J. Mallo propose aussi un agent vocal IA qui appelle le lead et passe sur WhatsApp quand il ne décroche pas.
Oui, à condition de contacter des leads qui vous ont laissé leur numéro, par exemple via un formulaire. Mallo passe par l’API officielle WhatsApp Business de Meta, avec des templates validés pour les messages envoyés hors fenêtre de conversation. Le détail est dans notre guide prospection WhatsApp et RGPD.
Ils continuent sur les conversations qui demandent du doigté. L’agent absorbe le volume : les leads du soir, les NRP à relancer, les confirmations et les reports. Vos setters passent moins de temps à composer des numéros qui ne répondent pas et plus de temps avec des prospects prêts.
Le rendez-vous lui-même, et tout ce qui suit : la découverte du besoin, la visite, la proposition, la négociation et la signature. Quand un prospect pose une question qui sort du périmètre de l’agent, la conversation est transférée à un commercial avec son historique. Le closing reste entièrement humain.
Chaque lead qui attend un rappel est un rendez-vous qui part ailleurs, et chaque rendez-vous non confirmé est un créneau à risque. Avec Mallo, la prise de rendez-vous automatique démarre dès la demande, sur WhatsApp, et se poursuit jusqu’au rappel de la veille.
Sans engagement : pendant la démo, nous vous montrons l’agent qualifier un lead de votre secteur et caler son rendez-vous.
API officielle WhatsApp
Partenaire officiel Meta